MERKEZİMİZDE UYGULANAN SATIN ALMA İŞLEMLERİ

Kanun: 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu

Mal: Satın alınan her türlü ihtiyaç maddeleri ile taşınır ve taşınmaz mal ve hakları,

Hizmet: Bakım ve onarım, taşıma, haberleşme, sigorta, araştırma ve geliştirme, muhasebe, piyasa araştırması ve anket, danışmanlık, mimarlık ve mühendislik, etüt ve proje, harita ve kadastro, imar uygulama, her ölçekte imar planı, tanıtım, basım ve yayım, temizlik, yemek hazırlama ve dağıtım, toplantı, organizasyon, sergileme, koruma ve güvenlik, meslekî eğitim, fotoğraf, film, fikrî ve güzel sanat, bilgisayar sistemlerine yönelik hizmetler ile yazılım hizmetlerini, taşınır ve taşınmaz mal ve hakların kiralanmasını ve benzeri diğer hizmetleri,

Yapım: Bina, karayolu, demiryolu, otoyol, havalimanı, rıhtım, liman, tersane, köprü, tünel, metro, viyadük, spor tesisi, alt yapı, boru iletim hattı, haberleşme ve enerji nakil hattı, baraj, enerji santrali, rafineri tesisi, sulama tesisi, toprak ıslahı, taşkın koruma ve dekapaj gibi her türlü inşaat işleri ve bu işlerle ilgili tesisat, imalat, ihzarat, nakliye, tamamlama, büyük onarım, restorasyon, çevre düzenlemesi, sondaj, yıkma, güçlendirme ve montaj işleri ile benzeri yapım işlerini,

İstekli: Mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihalesine teklif veren tedarikçi, hizmet sunucusu veya yapım müteahhidini,

Yüklenici: Üzerine ihale yapılan ve sözleşme imzalanan istekliyi,

İhale yetkilisi: İdarenin, ihale ve harcama yapma yetki ve sorumluluğuna sahip kişisi (İta amiri- Başhekim)

İhale dokümanı: İhale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinde; isteklilere talimatları da içeren idari şartnameler ile yaptırılacak işin projesini de kapsayan teknik şartnameler, sözleşme tasarısı ve gerekli diğer belge ve bilgileri,

İhale: Bu Kanunda yazılı usul ve şartlarla mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin istekliler arasından seçilecek birisi üzerine bırakıldığını gösteren ve ihale yetkilisinin onayını müteakip sözleşmenin imzalanması ile tamamlanan işlemleri,

Teklif: Kanuna göre yapılacak ihalelerde isteklinin idareye sunduğu fiyat teklifi ile değerlendirmeye esas belge ve/veya bilgileri,

Açık ihale usulü: Bütün isteklilerin teklif verebildiği usulü,

Belli istekliler arasında ihale usulü: Ön yeterlik değerlendirmesi sonucunda idare tarafından davet edilen isteklilerin teklif verebildiği usulü,

Pazarlık usulü: Kanunda belirtilen hallerde kullanılabilen, ihale sürecinin iki aşamalı olarak gerçekleştirildiği ve idarenin ihale konusu işin teknik detayları ile gerçekleştirme yöntemlerini ve belli hallerde fiyatı isteklilerle görüştüğü usulü,

Doğrudan temin: Kanunda belirtilen hallerde ihtiyaçların, idare tarafından davet edilen isteklilerle teknik şartların ve fiyatın görüşülerek doğrudan temin edilebildiği usulü,

Sözleşme: Mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinde idare ile yüklenici arasında yapılan yazılı anlaşmayı,

Tahakkuk Memuru: Ödeme yetkilisi (ADSM Müdürü veya Başhekimlikçe görevlendirilen ilgili kişi)

Teknik Şartname Komisyonu: Teknik şartname hazırlamak üzere ihale yetkilisince görevlendirilen kişi veya kişileri

Yaklaşık Maliyet Komisyonu: Yaklaşık maliyet hesaplamak üzere ihale yetkilisince görevlendirilen kişi veya kişileri

İhale Komisyonu: - İhale yetkilisince biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, ilgili idare personelinden en az dört kişinin ve maliye memurunun katılımıyla kurulacak en az beş ve tek sayıda yedek üyeler de dâhil olmak üzere belirlenen komisyonu.

UYGULAMA:

1.7 Mal ve Hizmet Talebi

Mal veya hizmet alımı talebi yapılmadan önce merkezimiz depolarında malzemenin kendisi veya aynı işi görebilecek benzerinin olup, olmadığı kontrolü yapılır. Malzeme depo stoklarında kalmamış veya ancak alımı gerçekleşene kadar yetecek miktarda kalmış ise ilgili klinik veya birim yetkililerince Merkezimizdeki otomasyon sistemi üzerinden talep formu doldurulup çıktısı imzalanır, depo memuru talebi teyit ederek imzalar. Malzeme talebi, malzemenin bitimine yaklaşık 90 gün kala yapılır.

Ön görülebilen ve rutin olan ihtiyaç talepleri, şartnameleriyle birlikte Eylül ayının 3. haftasının ilk gününe kadar netleştirilecek, yıllık satın alma takvimi oluşturulacaktır.

Bu süreç ilgili Başhekim yardımcısı, Müdür yardımcısı ve Başhemşire yardımcısı koordinatörlüğü ve takibinde gerçekleştirilecektir.

Bu nedenle her malzeme için uygun kritik stok seviyeleri tespit edilecektir. Kritik stok seviyelerinin tespitinden ve takibinden depo sorumlu personeli ve eczacılar sorumludur.

İhtiyaçların tespiti ve taleplerin zamanında ve uygun şekilde yapılmasından ve teknik şartnamelerin zamanında ve uygun şekilde hazırlanmasından birim sorumluları sorumludur.

Talep formlarına malzemenin cinsi ve miktarı açıkça yazılır.

Hizmet talepleri için ambar memuru onayına gerek yoktur, 2 nüsha olarak doldurulur.

Bakım ve onarım talepleri için öncelikle hastane teknik servisine otomasyon sistemi veya ilgili formla bildirimde bulunulacak, tutulan teknik rapordan sonra; ilgili cihaz ana depo tamir listesinde ise oraya haber verilecek, ana depoda da tamir imkânı yoksa raporlarıyla birlikte satın alma talebinde bulunulacaktır. Bunun için ambar memuru onayı aranmayacaktır.

İlgili birim yetkilileri tarafından doldurularak imzalanan ve depo memurunca da teyit edilen talep formu ADSM Müdürüne sunulur. ADSM Müdürü diğer birimlerle gerekli koordinasyonu sağlayarak aynı malzeme veya hizmet ihtiyacı olan birimlerin taleplerini, malzeme cinsi ve bütçe kalemleri dikkate alınarak birleştirir. Birim yetkilileri, depo memuru ve ADSM Müdürü tarafından imzalanan talep formu Başhekime arz edilir. Başhekim tarafından belli bir süre bekletilerek teknik şartname komisyonu oluşturulur.

Teknik şartnamenin hazırlanmasından; komisyon sorumludur.

Teknik şartname için;

Başka ADSMlerde daha önce hazırlanmış ve uygun görülen şartnameler

Başka ADSM’lerin sonuçlanmış ihalelerinden elde edilmiş şartnameler

Sağlık Bakanlığı tip şartnameleri

Ürünleri uygun görülen en az 3 firmaya ait teknik özellikleri içeren şartname Örneklerinden yararlanılabilir.

Bunların temininde ve yazdırılmasında ilgili müdür yardımcısı ve personelden yardım talep edilebilecektir.

Bu sürecin uygun zamanda ve uygun şekilde sonuçlanmasından başta birim sorumlusu olmak üzere ilgili Müdür Yardımcısı ve Başhekim Yardımcısı da sorumludur.

Teknik şartnamede;

Rekabeti engelleyici (uygun görülebilecek ürünler arasında)

Uygun olmayan ürünlerin alınmasına neden olan

Ve ihalenin sonuçlanmasını engelleyici maddelerden ve şartlardan kaçınılacaktır.

Başhekimin onayından sonra talep formu ve komisyonca belirtilen sürede hazırlanan teknik şartname imza karşılığı ve deftere kayıt edilerek satın alma birimine teslim edilir.

—Teknik şartname ile birlikte onaylanmış talep formları 2 nüsha olarak satın alma birimindeki personele imza karşılığı teslim edilecektir. Onaylanmamış ve Teknik Şartnamesi olmayan talepler işleme konulmayacaktır. Talep formunun bir örneği (fotokopisi), satın alma birimi personelince teslim tarihi ve sayısı yazılarak birim sorumlusu veya görevlisine teslim edilecektir. Teknik şartname ve taleplerin çeşitli nedenlerle ilgili birime veya teknik şartname komisyon başkanına geri iadesi, aynı şekilde imza karşılığı yapılacaktır.

1.8 YAKLAŞIK MALİYETİN Belirlenmesi

1.8.1 Alımı planlanan malzemenin yaklaşık maliyet tespitini yapmak üzere Başhekimlik tarafından uygun sayıda üye içeren komisyon ataması yapılır.

1.8.2 Atanan komisyon üyeleri yaklaşık maliyet için çalışmalarını yaparak dayanakları ile birlikte yaklaşık maliyet tutanağı düzenlenir.

1.8.3 Yaklaşık Maliyet Hesap Cetveli Onay Belgesi ile birlikte Gider Tahakkuk Memuru ve İta Amirine sunulur. Onay belgesinin ekidir.

1.9 İHALE ŞEKLİNİN BELİRLENMESİ VE ONAYIN ALINMASI

5.3.1 Döner Sermaye Satın Alma işleri 01.01.2003 tarihinde yürürlüğe giren 4734 sayılı kamu ihale kanunu ve 4735 sayılı sözleşmeler kanunu esaslarına göre yapılır.

5.3.2 4734 sayılı yasada bir malzemenin ve hizmetin alımı için çeşitli alım şekilleri ve alt maddeler düzenlenmiştir. Alım şekli; malzemenin teknik yapısı, işin karmaşık yapıya sahip olması, ihtiyacın ivediliği, yaklaşık Maliyeti vb. hususlar dikkate alınarak kanunun 18. maddesinde belirtilen ihale usullerine göre belirlenir.

5.3.3 Gider tahakkuk birimince o işe ait harcama kaleminde yeterli ödeneğin olup olmadığı kontrol edilir. Yeterli ödeneğinin olması halinde, miktarı da belirtilerek 4734 sayılı yasada yayınlanmış olan matbu onay formu usulüne uygun olarak doldurulup, tahakkuk memuruna imzalatılır ve evrak Başhekimliğe sunulur.

5.3.4 Başhekimliğin onayı halinde onayda belirlenen, ihale usulüne göre, ihale yapılmak üzere evrak satın alma birimine gönderilir.

5.3.5 Satın alma ihale işlemlerini yürütmek üzere; Başhekim tarafından; biri komisyon başkanı, biri ilgili saymanlık yetkilisi, işin uzmanı iki kişi, ayrıca üye bir kişi olmak üzere en az beş kişi veya tek rakamdan oluşmak üzere (5.7.9.11,) gerekli sayıda kişi ihale komisyonu olarak görevlendirilir. Görevlendirilen komisyon üyelerine, görev, imza karşılığı tebliğ edilir.

1.10 İHALE İŞLEMLERİ

5.4.1 Satın alma birimi ile birlikte ADSM müdüründen oluşan en az 3 kişi ortak çalışarak ihale doküman dosyası hazırlanır ve imzalanır. İhale doküman dosyası; idari şartname, sözleşme tasarısı, standart formlar, ihtiyaç listesi ve teknik şartnameden oluşur. İhale işlem dosyası ihale doküman dosyasının yanı sıra o dosya ile ilgili baştan beri yapılmış tüm yazışmaları da kapsar.

5.4.2 Oluşturulan ihale doküman dosyası, görüşleri ve talimatları alınmak üzere Başhekimliğe arz edilir.

5.4.3 Dosyanın uygun bulunması halinde, ihale komisyonu oluşturulur ve ihale 4734 sayılı yasaya uygun olarak ilan edilir. İlan süreleri malzemenin veya işin yaklaşık maliyetine göre belirlenir. K.İ.K. no’su alınır. İlan işlemleri yapılır. İlan için avans açtırılır. İlanlar KİK ve Basın İlan Kurumuna gönderilir. Yayınlanıp yayınlanmadığı kontrol edilir.

İhale ilanının yayın gününe kadar tüm ihale dokümanları hazırlanır, imzalanır ve kanunda belirtildiği şekilde isteklilere satılır.

5.4.4 İlanı yapılan ihale dosyasının örneği, incelenmek üzere ilandan sonra en geç 3 gün içerisinde, komisyon üyelerine verilir.

5.4.5 İhale dokümanının, ilgili personelce satışı gerçekleştirilir.

5.4.6 Komisyon üyeleri şartnamede belirtilen ihale tarih ve saatinde eksiksiz olarak toplanır.

5.4.7 İlgili personel, firmaların hazırlamış olduğu teklifleri sıra numarasıyla teslim alır. Ve tutanakla teklif dosyalarını ihale saatinde komisyona teslim eder.

5.4.8 Toplanan komisyon üyeleri ihale dosyalarını sırasıyla inceler ve bu inceleme sonuçlarını tutanak altına alır.

5.4.9 Komisyon kararı, çoğunluk kararı dikkate alınarak Başhekimliğe arz edilir.

5.4.10 Başhekim, ilgili komisyonca tutulan tutanakları ve komisyon kararını değerlendirir. Karar tarihinden itibaren 5(beş) iş günü içinde Başhekim tarafından ihale ilgili, olumlu ya da olumsuz cevap verilir. Uygun olması durumunda Başhekim tarafından onaylanır.

5.4.11 Başhekimin kararını (onay veya ret) müteakip 3 gün içinde tüm istekli firmalara ilgili mevzuata uygun şekilde tebligat yapılır. Posta ile tebligatta, mektubun postaya verilmesini müteakip 14 gün sonunda firmalara tebligat yapılmış sayılır.

5.4.12 Firmaların ihale sonucuna tebliğ tarihinden itibaren 5 gün itiraz süresi vardır. Bu süre beklenmek durumundadır.

1.11 SÖZLEŞMEYE DAVET

5.5.1 Kanunun 10. ve 11. maddelerinde, belirtilen sürelerin dolmasını müteakip üç gün içinde yükleniciye tebligat yapılır. Firma tebliğ tarihinden itibaren 10 gün içinde geçici teminatı kati teminata çevirerek sözleşme yapmak üzere ADSM idaresine başvurur. Posta yoluyla tebligatta mektubun postaya verilmesini takip eden yedinci gün kararın, istekliye tebliğ tarihi sayılır.

5.5.2 Sözleşme 4735 sayılı yasaya göre hazırlanır, Başhekimlik ve firma yetkilileri tarafından karşılıklı imza altına alınır. İmzalanan sözleşme, şartnamede belirtilmiş ise noterlikçe tescil edilir.

5.5.3 İhale sonuçları Kamu İhale Kurumu ve Sağlık Bakanlığına bildirilir.

5.5.4 Tebligat tarihinden itibaren 10 gün içinde firma sözleşmeye gelmezse kesin teminatı irat kaydedilir ve cezai müeyyideler uygulanır. 

1.12 MUAYENE VE KABUL İŞLEMLERİ

5.6.1 Malzeme teslimi, ihale işlem dosyasında ve sözleşme metninde belirtilen süre içinde sağlanır.

5.6.2 Muayene ve kabul işlemleri için, Başhekimlikçe; ADSM Müdürünün başkanlığında, 2 ‘si işin uzmanı sayıları tek rakamdan oluşan ( kararda çoğunluğun sağlanması açısından) en az 3 kişi görevlendirilir.

5.6.3 Şartnamede belirtilen özelliklere uymayan malzeme teslim alınmaz.

5.6.4 Muayene Komisyonu gerekli incelemeyi yaparak tutanağını imzalar.

5.6.5 Depo memuruna malzeme ve irsaliye eksiksiz olarak teslim edilir.

5.6.6 Ayniyat işlemleri yapılarak ihale dosyası, ödeme evrakı hazırlanmak üzere tahakkuk birimine gönderilir. 

İLGİLİ DÖKÜMANLAR:

1.13 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu

1.14 Sağlık Bankalığı Mevzuatı

1.15 Maliye Bakanlığı Mevzuatı

1.16 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu

1.17 İhale Uygulama Yönetmelikleri

O Yapım İşleri İhaleleri Uygulama yönetmeliği

O Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

O Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

O Danışmanlık Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

1.18 Muayene Kabul Yönetmelikleri

O Yapım İşleri Muayene ve Kabul Yönetmeliği

O Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik

O Hizmet Alımları Muayene ve Kabul Yönetmeliği

O Danışmanlık Hizmeti Alımları Muayene ve Kabul Yönetmeliği

1.19 Kamu İhale Kurulu Düzenleyici Kararları

1.20 Kamu İhale Kurumu Tebliğleri